POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONAL
TN COLOMBIA S.A.S.
2019.
Más de 10 años de experiencia nos han permitido construir una empresa sólida y comprometida con el crecimiento tecnológico y de telecomunicaciones, escuchando la voz de nuestros clientes como pilar para alcanzar los objetivos propuestos.
Sobresalimos en el mercado, porque aplicamos nuevas ideas, productos, conceptos y servicios en los proyectos que emprendemos, con el único objetivo de generar total satisfacción en nuestros clientes y colaboradores.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
EN TN COLOMBIA S.A.S.
- PRESENTACIÓN
El presente documento contiene la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptadas por TN COLOMBIA S.A.S (en adelante la “Política”), para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad vigente que regula la protección de datos personales, además de la atención de consultas y reclamos relacionados con los mismos
- MARCO NORMATIVO
La normatividad que rige el caso en concreto se presenta de la siguiente manera:
- Constitución Política Nacional de Colombia (Artículos 15 y 20);
- Ley 1581 de 2012 – “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”;
- Decreto Reglamentario 886 de 2014;
- Decreto 1074 de 2015 (Articulo 2.2.2.26.2.1.);
- Decreto Reglamentario 1377 de 2013;
- Demás normas que regulan la materia.
- DEFINICIONES
De conformidad con la normatividad antes descrita, se presenta la definición de los siguientes términos, los cuales revisten real importancia para la debida interpretación del presente documento, así:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato público: Es que la Ley o de la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
4. La Política aplica para toda la información personal que sea objeto de tratamiento y que haga parte de las Bases de Datos de TN COLOMBIA S.A.S., quien actúa en calidad de responsable y/o encargado según sea el caso.
5. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN TN COLOMBIA S.A.S.
Razón Social: TN Colombia S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Calle 94 A # 11 A – 27 piso 3
Correo electrónico: datospersonales@tncolombia.com.co
Teléfono: (57+1) 7436360
Página Web: www.tncolombia.com.co
6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CENTRALIZACIÓN DE DATOS.
TN COLOMBIA S.A.S., se acoge a las instrucciones y medidas de seguridad impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, la ley y demás entidades y normatividad vigente que se relacionen con el tratamiento de la información personal, para ello, entre otras, tomará las medidas técnicas y logísticas correspondientes para centralizar la información de la que es responsable y/o encargado, actualizar y garantizar la protección de sus Bases de Datos, protegiendo de esta manera los derechos de todos y cada uno de los Titulares.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS.
El Tratamiento se dará de forma automatizada o manual, de manera centralizada y obedecerá a una finalidad legítima, licita y ajustada a las buenas costumbres de conformidad con la Constitución, la Ley y demás normas vigentes.
En consecuencia, el Tratamiento que realizará TN COLOMBIA S.A.S. respecto de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos será cualquier operación o conjunto de operaciones tales como, recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, reportar, procesar, emplear, evaluar, analizar, confirmar, intercambiar, reproducir, organizar, actualizar y suprimir, de conformidad con las disposiciones normativas aplicables y en el marco de su objeto social para fines financieros, contables, administrativos, operativos, estadísticos, comerciales y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro del su objeto social.
La información recolectada se utilizará con las siguientes finalidades y:
- Informar a través de cualquier medio, acerca de productos o servicios que la Compañía ofrezca o llegue a ofrecer en el mercado, o los que sean ofrecidos por sus subsidiarias o aliados estratégicos.
- Fines estadísticos y de mercadeo.
- Relaciones contractuales, de control de contratistas y en general de terceros colaboradores.
- Gestión de recursos humanos, historial laboral y en general acciones que garanticen los derechos de nuestro personal colaborador directo e indirecto.
- Cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y usuarios.
- Gestión financiera y tributaria
- Procesos judiciales, trámites legales y autorizaciones gubernamentales.
- Actualización de información
- Evaluación y seguimiento a nuestra calidad de servicio.
- Actividades de información y notificación a nuestros clientes sobre servicios, promociones, alianzas, concursos, rifas y descuentos;
- Informar a interesados, clientes y público en general la ubicación de nuestros puntos de venta, oficinas, centros técnicos y sedes de servicio.
- En general todas las acciones relacionadas con fines comerciales y/o publicitarios originarios de nuestro objeto social;
- DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y demás normas;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- AUTORIZACIÓN COMO CONDICIÓN PRINCIPAL PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
TN COLOMBIA S.A.S. se limitará a la recolección de aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente, en consecuencia, requerirá de autorización previa e informada del Titular, la cual será obtenida por medio escrito formal, a través de correo electrónico y/o verbalmente a través de su Contact Center.
Los Datos Personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por TN COLOMBIA S.A.S. siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
En todo caso se ratifica que los datos inherentes y necesarios para agotar tramites de vinculación laboral, pago de cesantías, pagos de incapacidades, apertura de cuentas de nómina, perfilamiento laboral, pago de siniestros y demás requisitos obligatorios y hechos inequívocos, no requerirán de autorización por parte del Titular, a no ser que así se requiera por orden judicial.
11.1. Modos de obtener la autorización
TN COLOMBIA S.A.S. obtendrá la autorización descrita por medio de mecanismos expeditos que permitan el fácil acceso del titular, su automatización y archivo entre otros estos pueden corresponder a documentos físicos, electrónicos, mensajes de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca el consentimiento del Titular y el almacenamiento de dicho consentimiento en medios electrónicos o físicos. Así mismo, se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.
11.2. Excepciones a la condición de autorización previa del titular
No se hará necesaria la autorización del Titular respecto de la recolección de su información personal, en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
11.3. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.
Los Titulares podrán en todo momento solicitar a TN COLOMBIA S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, el cual deberá cumplir las condiciones legales descritas en el numeral 10° del presente documento.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de TN COLOMBIA S.A.S. y/o cualquiera de las empresas que este represente el procedimiento será el establecido en el presente documento para presentar reclamos.
- PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
- PROCEDIMIENTOS
Los Titulares de los datos recolectados, almacenados, usados y circulados por TN COLOMBIA S.A.S., podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización, enviando escrito dirigido a cualquiera de las direcciones de notificación relacionadas en el numeral 5 precedente.
13.1. Consulta
TN COLOMBIA S.A.S., dispondrá de un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo para atender las consultas, solicitudes de actualización y rectificación de la información. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.2. Reclamos
Para efectos de reclamos, solicitudes de supresión de información y revocatoria de autorizaciones, se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.3. Requisito de Procedibilidad
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
- DATOS SENSIBLES
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
- Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
- DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización a TN COLOMBIA S.A.S. en el momento de la recolección del dato, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
- DEBERES DE TN COLOMBIA EN EL TRATAMIENTO DE DATOS
TN COLOMBIA S.A.S., cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Tomar las medidas para que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- AVISO DE PRIVACIDAD
TN COLOMBIA S.A.S. informará por medio de un aviso de privacidad al Titular tanto la existencia de la presente Política y/o sus modificaciones cuando haya lugar a ellas, así como la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales.
TN COLOMBIA S.A.S. hará uso de medios tecnológicos, documentales, de uso masivo, verbales y demás medios existentes o venideros, que optimicen la difusión del aviso de privacidad y de la presente política de tratamiento de datos personales.
- DEBERES ESPECIALES COMO REPRESENTANTE Y DISTRIBUIDOR DE COMPAÑIAS TERCERAS Y/O ENCARGADO
TN COLOMBIA S.A.S. Informa al público en general que, en virtud de su objeto social, su actividad comercial y proyectos productivos que realiza, actúa en calidad de Encargado de datos provistos por terceros, en consecuencia garantiza que dicha información será objeto del tratamiento dispuesto por la normatividad vigente y demás medidas de seguridad existentes.
Por lo anterior en lo que respecta a esta información manifiesta que de igual manera dará el tratamiento dispuesto en la presente política, sus modificaciones y la normatividad vigente.
Así mismo, en los casos en que TN COLOMBIA S.A.S., actué en calidad de Encargado de información personal, tendrá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley y en la presente Política;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula la ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del [01] de [07] de [2020]. Las Bases de Datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política.
- PUBLICIDAD
La Política se publicará en la página web www.tncolombia.com.co, en carteleras y puntos visibles de la totalidad de los Centros de Pago y Servicios y puntos de venta de su propiedad a nivel nacional, a través de correos electrónicos y demás medios pertinentes.
- MODIFICACIÓN
La Política puede ser objeto de modificación parcial o total, caso en el cual informará a cada uno de los Titulares de los datos personales y al público en general por los medios más expeditos y prácticos, y de igual manera se realizará el cambio o actualización de las autorizaciones a que haya lugar.
Atentamente,