
1. De las partes
EL CLIENTE es un vendedor de bienes o servicios, por los que emite y recibe facturas, y que por mandato legal requiere la implementación de la facturación electrónica. El CLIENTE acepta, al momento de empezar a utilizar el servicio, respetar todas las condiciones impuestas por este contrato y sus futuras actualizaciones y modificaciones, las cuales TN Colombia podrá realizar sin previo aviso y notificación directa al CLIENTE, teniendo este ultimo la obligación de revisar periódicamente la página web de TN Colombia www.tncolombia.com.co o www.tnfactor.com en la cual serán publicadas, manteniendo el presente documento vigente y actualizado.
TN COLOMBIA S.A.S. , en adelante TN Colombia, es una compañía TECNOLOGÍA Servicios y desarrollo TN Colombia desarrolló un software de facturación electrónica, conforme a la normatividad tributaria vigente específicamente el Decreto 2242 de 2015 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y sus reglamentaciones que de ahora en adelante se denominará PLATAFORMA
Los términos expresados en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad para el acceso a la plataforma WEB de facturación electrónica “TN Factor”.
2. Términos Usados
Para efecto del presente contrato las siguientes palabras se entenderán en los términos aquí establecidos, las demás palabras se entenderán principalmente por su significado técnico y luego por el uso normal que se haga de ellas:
2.1 El Cliente: Es la persona que suscribe y acepta este contrato y contrata los servicios de la plataforma de facturación electrónica “TN Factor”.
2.2 Plataforma: TN Factor es un software al cual se accede a Través de la plataforma web www.tnfactor.com.co que permite la emisión, recepción y almacenamiento en la nube de los documentos electrónicos facturas de venta, notas crédito y notas débito. Dicha plataforma posee los niveles de eficiencia requeridos, permitiendo la comunicación de manera directa a través de la plataforma vía web.
2.3 Código Fuente o Fuentes: Se refiere a los objetos de código computacional que dan origen a los programas de ordenador en general y en especial a los que corresponden a la plataforma.
2.4 Licencia: Se refiere a las condiciones bajo las cuales el titular del derecho patrimonial de autor sobre la plataforma establece el derecho de uso de la plataforma por parte del cliente.
2.5 Hardware: Es toda aquella máquina o dispositivos computacionales que cumplen con los requisitos establecidos en el presente contrato sobre los cuales funciona plenamente la plataforma.
2.6 Plataforma Tecnológica: Es el conjunto de hardware y software requeridos para el funcionamiento de la plataforma.
2.7 Garantía: Obligación de TN Colombia, de reparar o hacer los ajustes necesarios para corregir errores de programación o diseño de las aplicaciones. No harán parte de la garantía funcionalidades adicionales de la plataforma a las establecidas en los requerimientos.
2.8 Usuario: Se refiere a la persona autorizada para utilizar la plataforma de acuerdo con los términos de la licencia.
2.9 Conformidad: Se entenderá que la plataforma y los servicios se cumplieron o entregaron a conformidad cuando cumplan con los requerimientos establecidos en este contrato. De no pactarse específicamente los requerimientos, se entenderá que estos fueron cumplidos con la entrega de un servicio de la calidad promedio que se puede encontrar en el mercado.
2.10 Soporte Técnico: Se entiende por soporte técnico el servicio mediante el cual TN Colombia responde a inquietudes de EL CLIENTE relacionadas con la plataforma brinda solución a los inconvenientes que sobre dichos componentes se puedan presentar.
2.11 Puesta en Producción: Es la etapa final de implementación de un software, cuyo objetivo es que el usuario pueda hacer uso del software en su totalidad en el ambiente productivo.
2.12 ADQUIRIENTE: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose la factura electrónica, la recibe, rechaza, cuando sea del y conserva para su posterior exhibición, en las condiciones que se establecen en el presente Decreto.
3.1 Aceptación
El CLIENTE acepta lo dispuesto en este contrato y en sus Términos y Condiciones, susceptible de cambio sin previo aviso por parte de. Si el usuario representa una organización, está dando por entendido que la organización acepta ceñirse a este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y por lo tanto obligarla frente a TN COLOMBIA y aceptar las obligaciones establecidas en el presente contrato. El usuario que no esté de acuerdo con esto no podrá hacer uso de los servicios prestados por TN COLOMBIA.
3.2 Capacidad de Celebración de Contratos
La persona Natural o Jurídica que acepte este acuerdo de términos y condiciones debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables.
TN COLOMBIA da por entendido que aquel usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de la persona que se determine como CLIENTE. Quienes sean considerados incapaces absolutos o relativos o parciales deberán tener autorización de sus representantes legales para celebrar este contrato, y serán estos últimos considerados responsables de cualquier conducta de sus apoderados.
3.3 Objeto del contrato
TN COLOMBIA se obliga para con EL CLIENTE a permitir el uso de la PLATAFORMA TN FACTOR para la emisión de los documentos que conforman la facturación electrónica de acuerdo con la legislación aplicable vigente y el CLIENTE está obligado para con TN Colombia a pagar las sumas pactadas por los servicios a entregar la información requerida y a cumplir con los requisitos exigidos por la autoridad tributaria colombiana.
La plataforma TN FACTOR, objeto del presente contrato cuenta con los siguientes alcances:
El presente contrato se otorga de manera exclusiva para el territorio COLOMBIANO, cumpliendo la normatividad vigente para facturación electrónica en dicho país.
En ejecución del presente contrato, TN COLOMBIA se obliga a:
Con la firma del presente Contrato, el Facturador Electrónico en forma expresa e irrevocable declara y acepta que TN no asumirá ningún tipo de responsabilidad en los siguientes casos:
En ejecución del presente contrato EL CLIENTE, se obliga a:
c)Contar con Firma electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad acorde con la política de firma adaptada por la DIAN (aplicable en el evento en que el CLIENTE no autorice o no requiera que el TN Colombia utilice su propia firma electrónica para firmar las facturas de venta, notas débito y/o notas crédito del CLIENTE).
El presente contrato tendrá una vigencia de acuerdo con la modalidad de servicio escogida por el CLIENTE.
EL CLIENTE pagará a TN COLOMBIA por el servicio de la plataforma de Facturación Electrónica “TN FACTOR” y por cada documento electrónico a emitir, los valores correspondientes a la modalidad de servicio elegido por el CLIENTE.
El valor por documento electrónico será ajustado anualmente a partir del 1º de enero de cada año de acuerdo al índice de precios al consumidor (IPC) establecido por el DANE para el año inmediatamente anterior. Sin embargo, EL CLIENTE acepta expresamente que TN COLOMBIA podrá modificar los precios y tarifas establecidas, sin previo aviso ni notificación directa al cliente. En caso de modificación de estas tarifas y precios establecidos para el servicio objeto del presente contrato, TN COLOMBIA notificará los nuevos precios y tarifas, siendo responsabilidad del CLIENTE leer el comunicado.
Las Partes se obligan a mantener absoluta confidencialidad respecto de la información que le sea suministrada, así como de los hechos que puedan llegar a ser de su conocimiento con ocasión de la prestación del servicio, lo cual incluye sin limitación alguna, la información de los usuarios finales del servicio de facturación electrónica, todas las descripciones, datos, productos, procesos y operaciones, métodos, fórmulas, know-how y cualquier otra información de naturaleza técnica, económica, financiera y de otra naturaleza perteneciente a las operaciones, estrategias, políticas, y manejo de actividades, programas o sistemas de cómputo, software, códigos fuente o códigos objeto, programas o sistemas de cómputo, algoritmos, fórmulas, diagramas, planos, procesos, técnicas, diseños, fotografías, registros, compilaciones, información de clientes o interna de las Partes y, en general, toda aquella información que esté relacionada con programas, inventos, marcas, patentes, nombres comerciales, secretos industriales, y derechos de propiedad industrial o intelectual, licencias y cualquier otra información oral o escrita que las Partes se revelen con motivo del presente Contrato.
En desarrollo de la presente obligación, cualquiera de la Partes podrá solicitar la destrucción de la información o documentación que le hubiere sido entregada. La obligación de confidencialidad se mantendrá durante la vigencia del presente Contrato, y se mantendrá incluso después de su terminación para aquellos casos en que la información recibida por el Proveedor Tecnológico no se haya vuelto de carácter público.
La propiedad intelectual de la Plataforma Digital, la Web, el Web Service y el Software TN Factor y todos los programas, softwares, sistemas computacionales, sus desarrollos, adecuaciones, especificaciones, estudios, invenciones, y soluciones, así como toda otra documentación o información, técnica, generada o desarrollada por TN con ocasión de la ejecución del objeto del presente Contrato, serán de propiedad exclusiva de TN, y no podrán ser divulgados ni utilizados por el Facturador Electrónico , sin el debido previo y expreso consentimiento de TN, el cual deberá constar por escrito y ser suscrito por el Representante Legal de TN.
En virtud de lo anterior, TN podrá siempre utilizar y comercializar los programas, sistemas computacionales, softwares, desarrollos y soluciones tecnológicas desarrolladas en virtud de este Contrato en diferentes relaciones comerciales con sus clientes y terceros en general, incluso a favor de competidores, directos o indirectos, del Facturador Electrónico. En consecuencia, TN podrá utilizar las adecuaciones, desarrollos, actualizaciones y mejoras de la Plataforma Digital, la Web y el Software TN Factor en proyectos y/o relaciones comerciales distintas a la derivada del presente Contrato, así como incorporar las adecuaciones implementadas a la versión estándar de la Plataforma Digital, sin necesidad de contar con la autorización previa del Facturador Electrónico, ni de pagar algún derecho por dicho uso.
Con la firma del presente Contrato, el Facturador Electrónico en forma expresa e irrevocable declara y acepta que el Código Fuente, los programas, los softwares (incluyendo TN Factor) y la Plataforma Digital y todos los elementos que la componen son total y exclusiva propiedad de TN, sin que la presente lista sea taxativa, la cual en ninguna circunstancia, ni en virtud del presente Contrato es trasferida al Facturador Electrónico. En consecuencia, el Facturador Electrónico se obliga a respetar y defender los derechos de propiedad y derechos económicos de TN sobre el Código Fuente, los programas, los softwares, la Plataforma Digital y todos los elementos que la componen. En virtud de lo anterior, el Facturador Electrónico en forma expresa e irrevocable comprende y acepta que el presente Contrato no las faculta para transferir, vender, donar, ceder, prestar, licenciar, arrendar, entre otros, el uso del Código Fuente, los programas, los softwares y la Plataforma Digital y todos los elementos que la componen.
Teniendo en cuenta que TN es el desarrollador y exclusivo propietario del software TN Factor, la Plataforma Digital, la Web y el Web Service y el(los) software(s) que permite(n) su funcionamiento, con la firma del presente Contrato el Facturador Electrónico acepta en forma expresa e irrevocable que la presente relación contractual y su objeto no incluye la entrega, cesión, licencia de uso y/o venta del(los) código(s) fuente(s) de la Plataforma Digital, la Web y la Web Service y los Softwares que soportan y permiten su funcionamiento, entre otros, manteniendo TN los correspondientes derechos de propiedad por la duración del Contrato y en forma posterior a su terminación.
Cuando se presenten situaciones de caso fortuito y fuerza mayor tal y como éstas son definidas por el Código Civil Colombiano, que le impidan a alguna de las Partes cumplir total o parcialmente con las obligaciones a su cargo derivadas del presente Contrato, la Parte afectada deberá informarlo a la otra dentro de las veinticuatro (24) horas inmediatamente siguientes a su conocimiento de los hechos, con el fin de que se tomen las medidas necesarias para superar el contratiempo y que no se ocasionen perjuicios a ninguna de las Partes. Las Partes podrán acordar suspender el presente Contrato hasta por un máximo de treinta (30) días calendario, caso en el cual suscribirán un acta para ello.
El Facturador Electrónico conviene durante la vigencia del presente Contrato en no celebrar con ninguna persona natural o jurídica, nacional o extranjera, pública o privada, presente o futura, cualquier clase de acuerdo, convenio, contrato, negociación o asumir obligaciones relacionadas con la prestación de servicios de otro Proveedor Tecnológico, o cualquier otra obligación que esté en conflicto con el presente Contrato o que deriven o impliquen el incumplimiento del mismo.
Los daños y perjuicios que cada una de las Partes, su personal o sus dependientes o trabajadores, ocasionen en desarrollo del presente Contrato, a terceros o a la otra Parte, bien sea a las personas o a las cosas, serán reconocidos y pagados directamente por la Parte responsable, totalmente a sus expensas.
EL CLIENTE autoriza de manera expresa a TN COLOMBIA para que pueda incluir su marca o logo en material publicitario que contengan los servicios ofrecidos por el TN COLOMBIA, y solo cuando sea necesario o útil hacer visible la marca como referencia a CLIENTES que han utilizado o que utilizan los servicios informáticos de facturación electrónica. Se entiende que esta autorización se aplica únicamente para incluir la MARCA O LOGO en piezas publicitarias de TN COLOMBIA y en ofertas de servicios a potenciales clientes, por lo cual TN COLOMBIA no podrá en ningún caso hacer uso distinto al autorizado.
El presente Contrato podrá terminarse anticipadamente por cualquiera de las siguientes causas:
En caso de incumplimiento, cumplimiento parcial, o indebida ejecución por parte de EL CLIENTE, de cualquiera de sus obligaciones emanadas del presente Contrato, ELCLIENTE se obliga a pagar a favor de TN Colombia a título de pena y como estimación anticipada de perjuicios, y sin requerimiento previo o necesidad de declaración judicial o extrajudicial alguna, una suma equivalente a 15 SMLMV. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad que le asiste a TN Colombia de demostrar daños adicionales a través del mecanismo de solución de controversias pactado en este Contrato. La aceptación de los presentes términos y condiciones constituye prueba sumaria y suficiente para el cobro de esta pena.
20.1 Compromiso del Servicio
TN Colombia se compromete a tener disponible los servicios un 99% del tiempo. La suspensión de los servicios que pueda presentarse a raíz de una ventana de mantenimiento o caída del proveedor de infraestructura en la nube, no será tomada en cuenta como tiempo de no- disponibilidad de los servicios.
20.2 Servicio y Soporte al cliente
TN Colombia cuenta con un Datacenter con robustas medidas de seguridad, accesibilidad y un sistema de monitoreo constante. El acceso a los servidores está configurado con altas medidas restrictivas y sólo al personal estrictamente autorizado para tal fin.
20.3 Soporte y Asistencia
TN Colombia prestará al Cliente servicios de soporte técnico a través de los siguientes medios de comunicación disponibles:
20.4 Esquemas de soporte y horarios de atención
Para garantizar el óptimo funcionamiento de la Plataforma, se encuentra incluido en la el Servicio de Soporte y Mantenimiento, destinado a proporcionar la asistencia necesaria para resolución de incidentes que se generen en la operación. Este servicio estaría disponible bajo la modalidad 8×5 (8 horas al día, 5 días a la semana). Cliente podrá efectuar solicitudes de servicios, realizar sugerencias, presentar quejas y/o reclamos y reportar no conformidades del producto.
Por cada evento de soporte técnico reportado por el Cliente, se levantará un caso de control, mismo que el Cliente deberá cerrar una vez que su asunto haya sido resuelto. Los esquemas de soporte y sus características se presentan a continuación:
20.5 Tiempos de respuesta
El Cliente, con la elección de cualquiera de los dos esquemas de soporte presentados, tendrá derecho a un Soporte con los siguientes tiempos de respuesta proyectados:
Horas hábiles para cuando se trabaja en el esquema de soporte 8×5
Nota: Los tiempos de respuesta no incluyen las horas en que se espera información o respuesta por parte de EL CLIENTE.
20.6 Clasificación de la solicitud
Las solicitudes se clasifican de acuerdo a la naturaleza que los origina, como sigue:
Prioridad
De acuerdo a la categoría de prioridades definidas por TN COLOMBIA, a continuación, se describen las opciones disponibles:
20.8 Escalamiento
El escalamiento está diseñado principalmente para soportes que afectan directamente el producto e impiden el normal funcionamiento de la prestación del servicio. TN COLOMBIA cuenta con 4 niveles de Escalamiento de casos para dar solución al Cliente de acuerdo a lo establecido dentro de los tiempos de respuesta presentados para los distintos tipos de requerimientos del Cliente.
20.9 Ventanas de mantenimiento
TN COLOMBIA, en su continúo mejoramiento de productos y servicios, se reserva el derecho de abrir “ventanas de mantenimiento” que permitirán actualizar hardware o software que directa o indirectamente afectan la disponibilidad de prestación del servicio. Para éstas “ventanas de mantenimiento”, TN COLOMBIA notificará a EL CLIENTE con aviso previo de al menos 1 día hábil de anticipación. Así mismo TN COLOMBIA tendrá derecho a realizar servicios de mantenimiento de emergencia o no programados, con aviso previo de al menos 3 horas de anticipación, mismos que serán efectuados en los días en que sean requeridos y siempre y cuando no puedan ser aplazados y ejecutados como mantenimientos programados.
La notificación del mantenimiento será proporcionada al Usuario autorizado por EL CLIENTE en el momento del registro a través de un método seleccionado acordado entre las partes (teléfono, email u otro). TN COLOMBIA debe gestionar para que la información sea recibida por el Usuario autorizado y el Usuario Autorizado está informado. TN COLOMBIA será liberado de sus obligaciones de contactar a EL CLIENTE si los datos de su contacto están desactualizados o son inexactos como consecuencia de una acción u omisión de EL CLIENTE.
En virtud del presente Contrato TN se obliga con el Facturador Electrónico a dar uso de los datos personales que reciba de los adquirentes de sus facturas, notas crédito y/o notas debito bajo estricta confidencialidad y exclusivamente para efectos de desarrollar el Contrato. Cuando TN trate los datos personales de los clientes del Facturador Electrónico para efectos de desarrollar el objeto del presente Contrato, TN se obliga a dar cumplimiento estricto de la regulación en materia de protección de datos aplicable en la República de Colombia (Ley 1581 de 2012 y todas las normas que la desarrollen, modifiquen y/o sustituyan). En dichos eventos, TN en calidad de Encargado de la Información se obliga a tratar los datos recolectados bajo estricta reserva y en cumplimiento de las políticas de privacidad del Facturador Electrónico Así, TN deberá tomar todas las medidas humanas, técnicas y administrativas a que haya lugar para efectos de garantizar la seguridad de los datos personales de los clientes del Facturador Electrónico y para verificar que el Facturador Electrónico haya dado cumplimiento a su obligación legal de en forma previa e informada obtener la autorización de dichos clientes para que sus datos sean tratados por su parte y terceros, en este caso TN.
Personas que por su propia voluntad nos contactan a través de nuestros sitios web, correo electrónico, llamadas telefónicas u otros medios, con el fin de solicitar información acerca de nuestros productos o servicios, evaluar posibilidades de alianzas comerciales, proveerle a TN COLOMBIA sus productos y servicios y, en fin, evaluar la posibilidad de desarrollar algún tipo de relación con la compañía. En estos casos la información que se solicita es de carácter básico, tal la relacionada con la identificación de la persona contacto y compañía a la que pertenece, cargo, correo electrónico, teléfono, ciudad y asunto. En ocasiones, al ser contactados a través de nuestro sitio web, nuestros servidores obtienen, para propósitos estadísticos, datos en relación con el sistema operativo que utiliza la persona que nos contacta, la versión y el tipo de browser y la dirección IP.
Cliente, proveedores y otros. Cuando se establece un vínculo comercial definitivo, TN COLOMBIA recolecta la información necesaria para gestionar de manera adecuada la relación, de acuerdo con los parámetros en esta política establecidos y cumpliendo todos los requerimientos