¿Sabías que tu como empresario debes utilizar herramientas tecnológicas para expedir factura electrónica?

A continuación, te contamos los requisitos que estableció la DIAN para expedir una factura electrónica:

A continuación, te contamos los requisitos que estableció la DIAN para expedir una factura electrónica:

  1. Hay que indicar que se trata de una factura electrónica de venta.
  2. Deben estar los apellidos y nombres de quien preste el servicio o NIT del vendedor.
  3. Se deben incluir los apellidos y nombres del comprador o NIT del comprador. *Si no se encuentra registrado en el RUT es necesario incluir tipo y número de documento de identidad.
  4. Incluir el sistema de numeración consecutivo para las facturas electrónicas. *Este debe tener la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
  5. Incluir Fecha y hora de generación.
  6. Incluir Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN.
  7. La cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. *Deben tener un código que permita la identificación y relación de estos.
  8. El valor total de la operación.
  9. La Forma de pago (según sea de contado o a crédito).
  10. El medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta débito, crédito o transferencia electrónica.
  11. Indicar la calidad de retenedor del IVA.
  12. Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.
  13. Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
  14. Incluir la firma digital.
  15. Indicar el CUFE – Código Único de Factura Electrónica o el CUDE – Código Único de Documento Electrónico.
  16. Incluir el código QR en la representación gráfica (PDF) o en la Factura impresa.

Además, se debe realizar un proceso para facturar electrónicamente.

1. Habilitarse para facturar electrónicamente ante la DIAN:

  • Registro como facturador electrónico
  • Registro del software de facturación electrónica.

Después de haber indicado el software que se eligió debemos:

  • Realizar una fase de pruebas para comprobar su correcto funcionamiento, al superar esta fase la DIAN te informará que ha sido exitoso.
  • Solicitar la autorización de numeración el cual se incluirá en todas las facturas electrónicas y debe contar con un rango y vigencia autorizados.
  • Indicar la fecha para iniciar a expedir factura electrónica.

2. Generar y enviar la factura electrónica a la DIAN:

En el software que elegiste deberás ingresar los datos de tu empresa, de tu comprador y los productos o servicios que vendiste, automáticamente se generará una factura en formato XML, el cual es el formato estándar que deben tener las facturas. El CUFE, que es un código único que permite identificar la factura electrónica, y un Código QR para almacenar los datos codificados.

3. Expedir la Factura:

La entrega de la factura electrónica debe realizarse a través de los siguientes medios que indique el comprador:

  • Si el cliente también expide facturas electrónicas: Se puede enviar por medio de un software de un Proveedor Tecnológico Autorizado por la DIAN o por medio de un buzón de correo.
  • Si el cliente no expide facturas electrónicas podrá:
    • Descargar la factura en la página Web de la DIAN.
    • Recibirla por correo electrónico.
    • Descargar la factura en la página Web del proveedor tecnológico.
    • Recibirla impresa o en formato digital.

4.Obtener una firma digital.

La firma digital permite verificar la autenticidad y la validez de los documentos electrónicos. En algunos casos el software de facturación electrónica te brinda la posibilidad de adquirirla.

Con la plataforma de Tn Factor podrás contar con todos los requisitos exigidos por la DIAN de forma ágil y rápida, comunicándote con uno de nuestros asesores, a la línea 057 311 228 5651 o a través de nuestra página Web: www.tnfactor.com

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