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Firma electrónica vs. firma digital

Firma electrónica vs. firma digital

La firma que se utilizará para las facturas electrónicas no es la misma que se utiliza en las declaraciones tributarias. Veamos:

 De acuerdo con lo anterior:

Firma electrónica: es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, con el que una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido. Esta firma es la empleada para marcar declaraciones tributarias.

Firma digital: es un mecanismo criptográfico que le permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensaje y confirmar que no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador.

Firma electrónica vs. firma digital

Mecanismo de firma en factura electrónica es diferente al usado en declaraciones

Las facturas con certificación advierta, motivo por el cual no se puede utilizar la firma electrónica con que se presente las declaraciones tributarias y la exógena, pues esta no se encuentra acompañada de un certificado digital.

Las facturas electrónicas deben firmarse con mecanismo expedido por una entidad de certificación abierta, motivo por el cual no se puede utilizar la firma electrónica con que se presentan las declaraciones tributarias y la exógena, pues esta no se encuentra acompañada de un certificado digital.

No es posible utilizar la firma electrónica que se implementa en las declaraciones tributarias y reportes de información exógena, pues esta no se encuentra acompañada de un certificado digital.

Las firmas que se deben utilizar en el proceso de emisión de facturas electrónicas son aquellas que estén respaldadas con un certificado digital vigente.

Mecanismo de firma de factura electrónica es diferente al usado en declaraciones

¡No pierda de vista!

El uso de la firma digital y la titularidad sobre ella conlleva responsabilidades por la emisión de la factura.

Si se realiza a nombre propio con certificado digital, la responsabilidad recaerá de manera absoluta sobre el titular de la firma.

Si se hace a través de un operador tecnológico, este compartirá la responsabilidad con el obligado a facturar, ya que firmaría de manera solidaria y daría fe de que el documento cuenta con una elaboración correcta, íntegra y, sobre todo, que cumplirá con los requisitos de la validación previa estipulada por la Dian.

No es un secreto decir que los documentos físicos cada vez entran más en desuso y los electrónicos empiezan a ocupar un papel protagónico, con mayor razón en esta época de pandemia que ha impactado el giro de los negocios y la forma de interrelacionarnos en cada área. De allí que sea relevante distinguir conceptos esenciales en relación con las firmas.

 

  1. ¿Son lo mismo firma digital y electrónica?  ¡No! La frase clave para empezar a distinguir una y otra es: “Todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales”.

 

  1. ¿Qué es la firma electrónica? Aquella que se incluye en un documento para identificar quién está suscribiéndolo, así como para dejar constancia de su fecha y hora. Las firmas electrónicas no tienen un procedimiento tecnológico tan complejo como las que son digitales, sino que son datos electrónicos que acompañan o se implantan en el documento correspondiente.

 

Dicho en otras palabras, la firma electrónica es la inserción que hace una persona en un documento con el fin de dejar registro de la suscripción.

 

  1. ¿Qué es la firma digital? Es el instrumento que permite acreditar que un documento electrónico no ha sido adulterado y que fue firmado por quien corresponda.

 

En la firma digital se implementan unos caracteres técnicos especiales con el fin de dotar de seguridad sobre el contenido del documento y de certificar la autenticidad de la firma misma. En términos sencillos, puede decirse que la firma digital lleva inmerso un poderoso código que permite acreditar que ese documento no ha sido modificado y que quien firma efectivamente es el sujeto que dice ser.

 

La inserción de la firma digital atiende a una codificación de mensajes por medio de algoritmos muy complejos, con el fin de dificultar o volver casi imposible su reproducción o modificación.

 

Para revisar si se cumple esa finalidad, existen certificados electrónicos, que consisten en la validación de la firma y del sujeto que signó el documento correspondiente -todo esto mediante un algoritmo- por parte de un sujeto o una institución tecnológica especializada.

 

Es entonces la firma digital la que permite tener certeza del autor de un documento, bajo la garantía de que no ha habido suplantación de identidad de quien lo suscribe, ni modificación del contenido del documento mismo.

 

  1. ¿Cómo se firma digitalmente un documento? Los expertos en números y criptografía explican que el computador lee el texto y le aplica un algoritmo matemático, representando en un número el contenido del documento. De manera que, esto, atado a una clave privada, se convierte en otro número, y el resultado de lo anterior será la firma que se inserta en el documento4.

 

  1. ¿Qué tienen en común la firma digital y la electrónica? Ambas se predican de documentos electrónicos y tienen como finalidad identificar en el documento respectivo quién lo elaboró o suscribió.

 

  1. ¿En qué se diferencian la firma digital y la electrónica? El género es la firma electrónica, allí encontramos la poderosa firma digital que es una especie.

 

Esta firma digital encripta los datos con el fin de dotar de mayor seguridad el contenido de un documento y el sujeto que firma, en cambio, la firma electrónica no lleva inmerso ese proceso de seguridad e integridad tecnológica, sino que simplemente da muestra de la expresión del autor del documento electrónico. Así las cosas, es posible afirmar que, cualquiera puede emitir una firma electrónica, pero solo las entidades certificadoras pueden emitir una firma digital.

 

Es común también el término firma digitalizada, por lo que vale la pena aclarar que no tiene nada que ver con la firma digital, sino que es la “representación gráfica de la firma manuscrita obtenida a través de un escáner” y es la que comúnmente usamos en nuestros documentos informales o correos electrónicos, pues en los trámites gubernamentales ante entidades como la DIAN, se usa es la poderosa firma digital.

Firma digitalFirma electrónicaFirma digitalizada
Garantía de fiabilidadNoNo
Integridad del documentoNoNo
Emitida por entidad certificadoraNoNo
Emitida por cualquier sujetoNo
Presunción de autenticidad
Se hace con scannerNoNo

¿DUDAS?

Comenta todas tus preguntas y pronto responderemos a ellas.


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